Aviso de privacidad

1. Quién es el responsable

S2 Tech Group (RUC 8-780-540 DV 52), con domicilio en Calle E, casa H179, Villas del Mediterráneo, Don Bosco, Ciudad de Panamá, República de Panamá, es el responsable del tratamiento de los datos personales que se registran en S2 Tech Manager y S2 Sport Manager (eventos.s2techgroup.net, clubes.s2techgroup.net, ranking.s2techgroup.net y sus aplicaciones).

Para cualquier asunto de privacidad, o para ejercer tus derechos, escribe a rsanchez@s2techgroup.net.

2. Qué datos tratamos

Según tu relación con la plataforma:

• Atletas, entrenadores, árbitros y personal: nombres y apellidos, fecha de nacimiento, género, nacionalidad, cédula o pasaporte, código de afiliación, club, grados, categorías, peso y estatura, tallas, datos de contacto, fotografía (para el gafete y las pantallas del evento), pagos de afiliación y documentos de identificación.
• Datos de salud (datos sensibles): tipo de sangre, alergias y discapacidad. Se piden solo para atender a la persona con seguridad durante entrenamientos y competencias.
• Padres, madres o tutores de menores: nombre, relación con el menor, correo y teléfono.
• Responsables de clubes, encargados de organizaciones de clubes, administradores y personal de federaciones: nombre, correo, usuario y registro de accesos.
• Resultados deportivos: inscripciones, llaves, combates, puntuaciones y medallas, incluidos los que nos entregan los organizadores desde su propio sistema de competencia (por ejemplo, Sportdata) para calcular el ranking.
• Datos técnicos mínimos para la seguridad: dirección IP y navegador al iniciar sesión o aceptar este aviso.

3. Para qué los usamos

Solo para estas finalidades:

• Registrar y afiliar a clubes y a sus miembros, y verificar su identidad, edad y grado.
• Inscribir atletas en eventos, ubicarlos en la categoría correcta (edad, género, peso, nivel) y organizar la competencia.
• Publicar resultados, llaves y medalleros de los eventos.
• Publicar el ranking de la federación: puntos por categoría y por temporada.
• Emitir gafetes, constancias y estadísticas deportivas.
• Atender emergencias médicas durante la actividad deportiva (datos de salud).
• Comunicarnos con los clubes, los atletas y sus acudientes sobre la plataforma y los eventos.
• Mantener la seguridad de la plataforma, prevenir accesos indebidos y cumplir obligaciones legales.

4. Con qué fundamento

Tratamos los datos con el consentimiento previo, informado e inequívoco de su titular (artículo 6 de la Ley 81 de 2019) o, cuando corresponda, para cumplir la relación de afiliación o una obligación legal o reglamentaria del deporte. El consentimiento para datos de salud es expreso.

Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento, con la misma facilidad con que lo diste; el retiro no afecta lo hecho antes.

5. Menores de edad

Los datos de niños, niñas y adolescentes se tratan con la autorización previa de su padre, madre, tutor o acudiente, y dando prioridad a su interés superior (artículos 3 y 18 del Decreto Ejecutivo 285 de 2021).

Esa autorización se solicita desde la plataforma: el acudiente recibe un enlace en su correo, lee este aviso y decide. Queda registrado quién autorizó, cuándo y con qué versión del aviso. Sin autorización solo se guardan los datos necesarios para contactar al acudiente.

En la vista pública de un evento, de un menor solo se muestran su nombre, su club (o la organización con la que compite su club), su categoría, sus resultados y el año de nacimiento (nunca el día ni el mes). Nunca se publican su cédula, sus datos de salud, sus datos de contacto ni los de su acudiente. Su fotografía solo se usa (gafete y pantallas o vista pública del evento) si el acudiente lo autoriza expresamente.

En el ranking público (ranking.s2techgroup.net), de un menor solo se muestran su primer nombre y la inicial de su apellido, su club, su categoría, sus resultados y sus puntos; no se muestran su edad, su apellido completo ni su código. Su nombre completo, su edad y su fotografía se publican solo si su acudiente lo autoriza expresamente. Si más adelante se quisiera publicar cualquier otro dato del menor, se le pedirá al acudiente una autorización nueva.

Con la confirmación de su respuesta, el acudiente recibe un enlace para gestionar los datos del menor. Desde ahí puede, en el acto, dejar de publicar su nombre completo, su edad y su foto o retirar la autorización, y puede pedir la eliminación de sus datos. La eliminación la revisa el responsable y se completa en un plazo no mayor de diez días hábiles: se borran sus datos personales, sus fotos y sus documentos, y sus resultados deportivos quedan a nombre de «Desconocido», para no alterar las posiciones de los demás atletas.

Los derechos del menor los ejerce su padre, madre o tutor.

6. Con quién se comparten

No vendemos ni cedemos datos personales para publicidad.

• El club al que pertenece la persona, y la federación y la liga a las que pertenece ese club, para la afiliación y la verificación de grados.
• Los organizadores de los eventos en los que se inscribe, para la competencia.
• La organización a la que pertenece el club, si la tiene (una agrupación de varios clubes): en los eventos, el club puede competir con el nombre de esa organización. Además, solo si el administrador de la plataforma se lo autoriza, su encargado puede consultar los registros de los clubes de esa organización, sin poder cambiarlos ni descargar documentos, y con el mismo compromiso de confidencialidad que cualquier usuario.
• El público, solo los datos de resultados y de ranking descritos en el punto 5 (nombre, club u organización, país, categoría, resultados y puntos; de un menor, lo que su acudiente haya autorizado) y la fotografía de quien la haya autorizado. La autorización de un mayor de edad puede registrarla su club, que declara tenerla por escrito y responde por ella; queda anotado qué club la registró y cuándo, y la persona puede pedir en cualquier momento que se retire.
• Proveedores que guardan o procesan los datos por cuenta nuestra (custodios), con obligación de confidencialidad y seguridad: Supabase (base de datos y archivos), Railway (servidor), Vercel (sitio web), Resend (correo), Cloudflare (medición de visitas sin cookies) y Google (solo si eliges entrar con tu cuenta de Google).
• Autoridades, cuando una ley o una orden judicial lo exija.

7. Transferencias fuera de Panamá

Los servidores de nuestros proveedores están en los Estados Unidos de América (la base de datos, en la región us-east-1 de Amazon Web Services) y en la red mundial de Cloudflare. Esto es una transferencia internacional de datos. La hacemos con tu consentimiento y con proveedores que ofrecen garantías contractuales de seguridad y confidencialidad (artículo 33 de la Ley 81 de 2019 y artículos 51 a 53 del Decreto Ejecutivo 285 de 2021).

8. Cuánto tiempo se guardan

• La ficha de una persona: mientras esté activa en un club y hasta dos años después de su última actividad (afiliación, inscripción o resultado). Después se elimina o se anonimiza.
• Documentos de identidad y comprobantes de pago: hasta dos años después de la última actividad, salvo que una norma exija más.
• Resultados deportivos (nombre, club, categoría, posición y puntos de ranking): se conservan como registro histórico del deporte. Si se pide la eliminación de una persona, sus resultados se conservan sin datos personales, a nombre de «Desconocido».
• Registros de aceptación de este aviso y de autorizaciones de acudientes: cinco años, como prueba del consentimiento.
• Lo que se borra desde la plataforma (una persona, un club con sus miembros, una organización o un evento) pasa primero a una papelera desde la que el administrador puede recuperarlo si se borró por error. Los plazos de este punto se cuentan igual.

9. Tus derechos

Tienes derecho de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad (artículo 15 de la Ley 81 de 2019). Para ejercerlos, escribe a rsanchez@s2techgroup.net con tu nombre, copia de tu cédula o pasaporte, lo que pides y una dirección para responderte. Es gratuito.

Respondemos el acceso en un plazo no mayor de diez días hábiles y las correcciones en cinco días hábiles. Si no respondemos o no estás conforme, puedes acudir a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), Dirección de Protección de Datos Personales.

No tomamos decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que te afecten de forma significativa. La ubicación automática en una categoría por edad, género o peso aplica las reglas del evento y la revisa el organizador.

10. Seguridad

Usamos conexiones cifradas, accesos por usuario y por rol, contraseñas guardadas de forma irreversible, enlaces temporales de dos minutos para ver documentos y un registro de quién cambia qué. Quien tiene acceso a la plataforma se compromete a guardar confidencialidad.

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte tus datos, te lo notificaremos a ti y a la ANTAI dentro de las 72 horas siguientes a conocerla, con lo ocurrido, los datos afectados y lo que puedes hacer (artículo 37 del Decreto Ejecutivo 285 de 2021).

11. Cambios en este aviso

Si este aviso cambia en algo importante, te lo mostraremos de nuevo para que lo aceptes antes de seguir usando la plataforma. La versión vigente y su fecha aparecen al final.

Los ajustes menores, que aclaran algo sin cambiar qué datos tratamos ni para qué, se publican aquí con su fecha de actualización y no requieren volver a aceptar el aviso ni una nueva autorización del acudiente.